GSB 7.0 Standardlösung

Ab geht die Post - Posteingang!

Hoher Einsatz in der zentralen Posteingangsstelle

Seit der erfolgreichen Einführung eines elektronischen Vorgangsbearbeitungssystems wird die Eingangspost der KVB in der zentralen Posteingangsstelle in Wuppertal entgegengenommen und digitalisiert. Auch der Postausgang wird – in der Bezirksleitung Rosenheim – zentral abgewickelt. Von der schnellen Bearbeitung durch standardisierte Abläufe profitieren vor allem die KVB-Mitglieder.

„Die Zeiten des Brieföffners, den man in die Hand nehmen kann, sind vorbei.“ So die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Posteingangsstelle der KVB in Wuppertal, die nach der groben Vorsortierung die gut gefüllten Postkisten – immerhin gehen täglich zwischen 6000 und 8000 Sendungen ein – in den eigens eingerichteten „Schlitzraum“ verfrachten und durch die Hochleistungsfräsen zum Öffnen jagen. Bei der Vorsortierung wurden die eingegangenen Postsendungen zunächst gesichtet. Dabei wurden zum Beispiel als vertraulich gekennzeichnete Briefe oder Staatsanwaltsakten für die Regressabteilung aussortiert, da diese nicht digital weiterverarbeitet werden. Aber zurück in den Schlitzraum. Hier sind jetzt alle Briefe, ganz gleich in welchem Format sie angekommen sind, geöffnet. Sie werden zurück in ihre Postkisten gepackt und gehen dann wieder in den Hauptraum der Posteingangsstelle.

Handarbeit ist gefragt

Nun beginnt die manuelle Hauptarbeit der KVB-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter. Denn der Inhalt aller einzelnen Briefe wird entnommen und muss für die anschließende Digitalisierung vorbereitet werden. Für diese Aufgabe sind Aufmerksamkeit und Konzentration gefragt. Die Sendungen werden entfaltet und auf Vollständigkeit überprüft: Sind alle Angaben auf dem Erstattungsantrag gemacht? Ist die Unterschrift vorhanden? Sind alle angegeben Rechnungen auch tatsächlich beigefügt? Wenn nicht, muss reagiert werden. Sind alle Dokumente von den Scannern zu verarbeiten? Müssen auf eine Seite kopierte Rezepte auseinandergeschnitten werden? Sind alle Dokumente auf den ersten (menschlichen) Blick lesbar? Dann werden die Dokumente je Erstattungsantrag in einer bestimmten Reihenfolge und Anordnung in Stapel geordnet und mit jeweils einem Trennblatt zwischen den einzelnen Erstattungsanträgen versehen. Weiter geht es zu den Hochleistungsscannern. Dort werden die Dokumente (ca. 30.000 bis 40.000 täglich mit bis zu 80.000 Seiten) eingescannt.

Digitalisieren

Mitarbeiter bearbeitet eingescanntes Dokumente


Jetzt zeigt sich, ob die Vorarbeit gut genug war: Ist der Beleg glatt genug, oder sind die Falten noch zu stark ausgeprägt oder ist er zu verknittert? Ist der Beleg zu klein für den Scanner, muss er also auf ein größeres Blatt oder Format kopiert werden? Diese Auswahl trifft der Scanner schon beim Einzug der Belege. Die so digitalisierten Dokumente gehen in die Nachbearbeitung und hier entscheidet der zweite (digitale) Blick, ob das Dokument lesbar ist. Im Zweifelsfall wird das Mitglied angeschrieben und um ein besser lesbares Dokument gebeten. Die Originalbelege werden in der Bezirksleitung Wuppertal 3 Monate aufbewahrt und danach datenschutzgerecht vernichtet. Die digitalisierten Dokumente stehen den KVB-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern nun für die bezirksübergreifende Bearbeitung zur Verfügung.