GSB 7.0 Standardlösung

KVB-Mitglieder können von neuer App „KVB-Erstattung“ profitieren

Um ihren Mitgliedern das Einreichen von Erstattungsanträgen zu erleichtern, hat die Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten vor wenigen Wochen die App „KVB-Erstattung“ an den Start gebracht.

Hiermit wurde eine einfache und sichere Möglichkeit geschaffen, Erstattungsanträge in den Bereichen Krankenversorgung und Pflegeversicherung mithilfe einer Softwareanwendung per Smartphone oder Tablet zu stellen. Dadurch werden einerseits die Postlaufzeiten der Anträge vermieden und andererseits entfallen Kosten und Mühen eines postalischen Versands. Die App, die es sowohl für Apple- als auch Android-Geräte gibt, lässt sich mühelos über den Apple-Store oder Google-Play-Store herunterladen. Außerdem können Mitglieder, die auf ihrem Smartphone einen QR-Reader installiert haben, die App auch über folgende Codes direkt hier erhalten:

Bei Einreichung der Erstattungsanträge per App werden die Belege nicht mehr in der Posteingangsstelle der KVB gescannt, sondern vom Nutzer der App abfotografiert. Daher benötigt die Anwendung auch die Zugriffsberechtigung auf die Kamera des jeweiligen Geräts.

Aller Anfang ist leicht

Für die Nutzung der App ist eine Registrierung für den internen Webzugang der KVB Voraussetzung. Zum Starten der App sind auf der Anmeldeseite die Mitgliedsnummer mit Schrägstrich (Formatbeispiel: 12/34567890) und dasselbe Passwort einzugeben, das für den Zugang zur Webseite der KVB benutzt wird (Bild 1). In der nächsten Anzeige ist auszuwählen, ob der Erstattungsantrag für die Krankenversorgung oder die Pflegeversicherung gestellt wird. In den Folgebildschirmen sind Fragen zur Prüfung der Leistungspflicht zu beantworten, die analog zum Formular „Erstattungsantrag“ in Papierform gestellt werden. Die Auswahl erfolgt durch Anklicken einer der verfügbaren Antworten (Bild 2).

Bild 1 - Starten der AppBild 2 - Fragen zur Prüfung der Leistungspflicht

Das Menü leitet den Anwender durch einen kleinen Fragenkatalog und danach direkt weiter zur Erfassung der Rechnungen durch Abfotografieren. Diese Schritte sind, wie die App selbst an und für sich auch, vollkommen selbsterklärend. Nur wenn neben den Antworten zum Fragenkatalog weitere Angaben benötigt werden, fordert die App den Anwender zusätzlich zum Ausfüllen und Abfotografieren des Formulars „Erstattungsantrag“ auf. Ansonsten wird dieses Formular nicht benötigt.

Vom richtigen Scannen der Belege

Legen Sie die vorbereitete(n) Rechnung(en) Seite für Seite flach auf eine ebene, dunklere Oberfläche, achten Sie auf ausreichende Beleuchtung und darauf, dass keine Schatten auf den Beleg fallen (Bild 3, nächste Seite). Fotografieren Sie jede Seite einzeln nacheinander ab und denken Sie auch an die jeweilige Rückseite, sofern diese wichtige Informationen enthält. Bitte fotografieren Sie in diesem Fall die Rückseite immer direkt im Anschluss an die zugehörige Vorderseite ab. Bei Rezepten ist es wichtig, dass das Dokument hochkant mit der Oberkante nach links aufgenommen wird. Liegt das Dokument quer, erfolgt die Aufforderung, das Dokument zur linken Seite hochkant zu drehen. Damit wird eine korrekte Verarbeitung des Dokuments gewährleistet.

Beachten Sie dabei das Display des Geräts. Sobald die Kamera das Dokument komplett erfasst hat, wird je nach Gerät zuerst ein farbiger Rahmen oder eine farbige Fläche sichtbar (Bild 4). Wenn das Dokument komplett erfasst wurde, wird die Kamera automatisch ausgelöst. Sollte das Bild unscharf sein, drücken Sie auf „Wiederholen“, wenn es gut lesbar ist, gehen Sie auf „Weiter“. Daraufhin können Sie bei Bedarf das Bild noch bearbeiten oder den nächsten Beleg aufnehmen.

Wichtig ist für eine gelungene Aufnahme, das Smartphone oder Tablet mit ruhiger Hand über dem Dokument zu halten. Nach dem Abfotografieren einer Seite können entweder weitere Seiten hinzugefügt oder es kann der Antrag durch Anklicken eines, je nach Gerät unterschiedlichen, Buttons zum späteren Hinzufügen weiterer Belege gespeichert oder aber sofort gesendet werden. Bei Bedarf können hier vor dem Versenden auch noch einmal die Antworten zu den jeweiligen Fragen angesehen und korrigiert werden.

Nach dem Anklicken des Sendebuttons erscheint noch einmal ein Hinweis zur Prüfung, ob der Erstattungsantrag vollständig ist und alle Dokumente erfasst sind. Nach dem Versenden des Antrags erscheint die Bildschirmanzeige „Meine Erstattungsanträge“. Dort sind die gesendeten Erstattungsanträge mit Sendetag und Sendeuhrzeit aufgelistet (Bild 5).

Bild 3 - Scannen und Aufforderung zum Drehen Bild 4 - Dokument wird erfasst Bild 5 - Bildschirmanzeige

In Sonderfällen muss weiterhin ein Erstattungsantrag ausgefüllt werden

Ein Erstattungsantrag muss, wie oben bereits kurz erwähnt, weiterhin ausgefüllt werden, wenn zusätzliche Angaben benötigt werden, die in der App selbst nicht abgefragt werden können. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Auskünfte hinsichtlich Ehegatteneinkünften, Unfällen, Beschaffungsdaten oder der Inanspruchnahme von Wahlleistungen im Krankenhaus.

Alle diese Fallkonstellationen direkt in der App abzufragen, hätte die Entwicklung der App sehr zeitaufwendig gestaltet. Von daher werden die in diesen besonderen Fällen zusätzlich benötigten Angaben aktuell durch Ausfüllen und Abfotografieren des Erstattungsantrags oder anderer Formvordrucke wie des Unfallfragebogens erhoben.

Systemvoraussetzungen für die App

Für die Nutzung der KVB-App wird kein topaktuelles Smartphone benötigt, doch es sollte auch nicht allzu betagt sein. Die App unterstützt Android-Geräte ab Version Android 5.0 (Erscheinen: 11/2014) und iOS-Geräte ab den Versionen iOS 11 (Erscheinen: 09/2017) und iOS 12 (Erscheinen: 11/2018). Nutzer von Geräten mit iOS-Versionen älter als 11 und Android-Versionen älter als 5.0 können die App leider nicht einsetzen.

Wenn Sie nicht weiterkommen

Bei Fragen im Zusammenhang mit der Nutzung der App „KVB Erstattung“ helfen meistens die „FAQ“ innerhalb der App weiter. Sollte ein Problem trotzdem bestehen bleiben, gibt es Hilfe unter appsupport@kvb.bund.de oder unter 069 24703-153.

Es gelten die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen der App "KVB Erstattung".